O cálculo da folha de pagamento pode ser um processo complicado e demorado. Envolve vários procedimentos para garantir precisão e conformidade com as leis.
Neste artigo, discutiremos as principais etapas do cálculo da folha de pagamento de uma empresa. Também veremos como garantir que os funcionários sejam pagos pontualmente. Por fim, discutiremos alguns dos erros comuns que os empregadores cometem ao calcular a folha de pagamento.
Ao entender essas etapas e práticas recomendadas, os empregadores podem garantir que suas folhas de pagamento sejam calculadas corretamente todas as vezes.
Folha de pagamento: o que é e qual sua importância?
A folha de pagamento é um documento de suma importância para qualquer empresa. É através dela que a empresa consegue contabilizar os gastos efetuados com a folha de pagamento dos seus funcionários.
Por isso, é necessário que se realizem os cálculos de forma correta e atualizada, para que não haja problemas com o pagamento dos salários.
A seguir, explicaremos melhor como calcular corretamente tal documento. Acompanhe!
Principais descontos que compõem a folha de pagamento
Numa folha de pagamento, há benefícios e há descontos também. E os principais descontos que compõem esse documento são:
– FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço): o FGTS é uma contribuição mensal descontada diretamente do salário dos trabalhadores com carteira assinada. O objetivo desse fundo é garantir a estabilidade financeira do trabalhador em caso de demissão sem justa causa;
– INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): o INSS é um imposto que garante a cobertura de benefícios sociais aos trabalhadores brasileiros. O desconto é calculado com base no salário mensal e é obrigatório para todos os empregados;
– IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): por sua vez, o IRRF é um imposto federal cobrado sobre o salário do trabalhador. O desconto é calculado de acordo com a tabela progressiva do Imposto de Renda;
– Vale-transporte: esse é um benefício concedido pelo empregador, que garante ao trabalhador o direito ao transporte gratuito até o local de trabalho. O desconto é calculado segundo o salário do trabalhador e pode variar de acordo com a modalidade do transporte escolhido;
– Vale alimentação: o vale alimentação é mais um benefício concedido pelo empregador para que o trabalhador possa adquirir alimentos em estabelecimentos autorizados. O desconto é calculado de acordo com o salário do trabalhador e pode variar.
O cálculo de folha de pagamento envolve a adição de todos os salários e benefícios a serem pagos ao empregado, bem como o desconto de todos os impostos e outras deduções.
Exemplo de cálculo
Digamos que um funcionário receba R$ 4 mil por mês, então o cálculo seria algo do tipo:
Salário bruto: 4.000,00
Desconto de INSS: 420,00 (14%)
Desconto de IRRF: 50,70 para esse valor
E desconto do FGTS: 320,00 (8%)
Salário líquido: 3.209,30
Valor total da folha de pagamento: 4.000,00
Valor total dos descontos: 790,70
Mas isso no caso do funcionário não possuir faltas no mês.
Observação: o IRRF é calculado após ser descontado o INSS, pensão, dependentes, etc. E assim se tem um percentual da alíquota, se subtraindo depois a faixa de tributação (a faixa vai de 1 a 4).
Passo a passo para calcular a folha de pagamento
Agora que você entendeu um pouco mais sobre esse cálculo e elementos de desconto, vejamos os passos para calculá-lo.
1 – Identifique os elementos a serem pagos
O primeiro passo para calcular a folha de pagamento é identificar os elementos que serão pagos.
Geralmente, esses elementos são o salário base, o 13º salário, os adicionais, as gratificações, os impostos e as taxas.
É importante saber como cada um desses elementos é calculado, pois isso influenciará diretamente no valor final desse documento.
2 – Calcule os descontos
Após identificar os elementos que comporão a folha de pagamento, é hora de calcular os descontos.
Os descontos são, geralmente, obrigatórios, como o INSS e o IRRF, mas também podem ser opcionais, como o desconto em folha para planos de saúde ou previdência privada.
Sempre se atente aos percentuais de desconto, pois eles variam de acordo com o salário do funcionário.
3 – Verifique os valores
Depois dos descontos calculados, então se deve verificar os valores.
Para isso, é preciso somar os valores dos elementos que compõem a folha de pagamento e subtrair os descontos. A soma desse resultado deve ser igual ao valor total no documento.
4 – Emita o recibo de pagamento
Após calcular e verificar o valor da folha de pagamento, é hora de emitir o recibo de pagamento.
O recibo de pagamento é um documento importante, pois nele constam todos os elementos que compõem a folha de pagamento e todos os descontos realizados.
5 – Pague a folha de pagamento
Após emitir o recibo de pagamento, então é hora de realizar o pagamento.
O pagamento pode ser feito com cheque, transferência bancária, TED, entre outras formas. É importante ficar atento aos prazos de pagamento para que não haja atrasos.
6 – Atualize as informações
Após realizar o pagamento da folha de pagamento, é importante atualizar as informações. Por exemplo: é importante atualizar o número de horas trabalhadas, a quantidade de dias trabalhados, as horas extras, entre outras informações que influenciam diretamente o cálculo desse documento.
Conclusão
Então, como pôde-se perceber, calcular a folha de pagamento é uma tarefa que requer atenção e cautela. É importante seguir os passos descritos acima para garantir que tudo está sendo feito da forma correta. Assim, evita-se problemas com a folha de pagamento e com os funcionários.
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